مدیریت روابط عمومی
روابط عمومی هنگامی به موفقیت خواهد رسید که از سوی بالاترین قدرت سازمان مورد حمایت قرار گیرد.
داشتن اعتبار و وجه اجتماعی برای سازمان،توجه به مسائل فرهنگی و اخلاقی و هنجارهای اجتماعی و ایفای تعهد نسبت به ارزشهای جامعه، مشارکت در امور عام المنفعه و به طور خلاصه دفاع از حقوق مردم،از ضرورتهای بقای یک جامعه است و این وظایف،رسالت روابط عمومی سازمان محسوب می شود.
روابط عمومی هر سازمانی در جستجوی تقویت و یا اشاعه آن سازمان می باشد. امروز اطلاعات با ارزشترین سرمایه یک سازمان به شمار می رود.
آنچه که مورد نیاز سازمانهای امروز جهان می باشد اطلاعات و افراد متخصص ،آگاه دارای ویژگیهای متمایز از مدیریت به سبک سنتی است.
آنچه که شیرازه ،قوام و دوام سازمانهای اطلاع محور ،پویا و متحول است ،نگرش و بینش و روابط عمومی حاکم بر تیم مدیریت سازمان است.
حضور موثر و فعال در عرصه اطلاع رسانی ، خبر،تجزیه و تحلیل ، تفسیر و ارائه رهنمودهایی روشنگر چیزی است که لازمه ایجاد وجمله مثبت از سازمان در جامعه است و از طرف دیگر سنجش میزان گرایشها ویا گریزهای جامعه از سازمان،از سرچشمه آنها و یا از آئینه تمام نمای (مطبوعات،رادیو،تلویزیونو سخنرانان) وظیفه روابط عمومی است تا به مدیران این هوشیاری و آگاهی را بدهد که در جامعه پیرامون انها چه می گذرد و مدیران چه باید بکنند و چگونه با ناملایمات و یا ناسازگاریهای به راه افتاده مقابله کنند،چه باید بگویند،چگونه ، کی و به چه وسیله وبا چه کسانی سخن بگویند، همه اینها را باید کارشناسان روابط عمومی و مدیران روابط عمومی تهیه کنند.
آنها هستند که مشکل را باید دریابند و به ریشه های مشکل بپردازند ، اقشار نفوذ پذیر و یا آسیب پذیر از این مشکل را دریابند و آنگاه با تدوین متن و محتوائی قابل فهم مخاطب، وسیله و کانال ارتباطی موثر را انتخاب کنند و زمان و مکان مناسبی را برای تاثیر و پاسخگویی را تعیین می کنند و به طراحی یک فرایند ارتباطی پرداخته و سپس آن را اجرا می کنند.
مسئولین روابط عمومی، مشاورانی امین و صادق برای مدیران از لحاظ مسائل روابط انسانی و روانی جامعه و افکار عمومی و نمایندگانی امین از طرف سازمان در جامعه هستند.
مدیران و کارکنان روابط عمومی سازمان، نمایندگان افکار عمومی هستند.آنان در قالب مشاوره بعنوان سیاستگزارانی امین، برای سازمان سخن می گویند و در فراسوی اهداف کوتاه مدت سازمان صلاح و مصلحت عمومی و سعادت همیشگی سازمان را خواستارند.
بطور کلی کار اصلی و ماموریت اساسی مسئولین روابط عمومی،ایجاد رابطه با فرد،گروه و یا عموم است.
مسئول روابط عمومی ماموریت داردتا با افراد،گروهها و سازمانهایی که به نحوی برای سازمان اهمیت دارند و یا در آینده اهمیت خواهند داشت ارتباط مفید و موثر بر قرار کنند.
شورای نامگذاری، دفتر روابط عمومی، واحد ارتباطات رسانه ای، واحد تبلیغات و انتشارات واحد سمعی و بصری، واحد ملاقات مردمی از بخشهای مهم روابط عمومی می باشند که به شرح وظایف هر کدام می پردازیم.
شورای نامگذاری:
این شورا با اهداف تغییر نام معابر و اماکن شهر تاسیس که در روابط عمومی هر منطقه مستقر می باشد.
جهت تغییر نام معابر و اماکن شهر واقع در تمام مناطق خانواده های معظم شهدا در خواست خود را بصورت کتبی به این شورا اعلام نموده تا شورای مذکور نسبت به تغییر یا عدم تغییر نام اماکن اقدامات لازم را بعمل آورد.
مسئول مربوطه درخواستهای ارائه شده توسط خانواده های معظم شهدا به روابط عمومی همراه با نقشه آدرس هایمورد نظر را در مقیاس کوچک تهیه و به کمیسیون نامگذاری منطقه ارائه می نماید.
کمیسیون مورد نظر که متشکل از نماینده بنیاد شهید منطقه،مسئول رسیدگی به امور مساجد، شهردار منطقه، رئیس روابط عمومی منطقه و معاون امور اجتماعی می باشد، در جلسه ای در خواست های ارائه شده را مورد بررسی قرار داده و در خصوص تغییر و یا عدم تغییر نام معابر و اماکن تصمیم گیری نموده ودر صورت موافقت شوراء ، به تائید کلیه اعضا می رسد.
پس از تائید کمیسیون مورد نظر در منطقه، مصوبه کمیسیون جهت مراحل قانونی به اداره کل روابط عمومی شهرداری تهران و از آنجا به شورای اسلامی شهر تهران ارسال می گردد. ودر صورت تائید شورای مذکور، طی مصوبه ای به روابط عمومی منطقه جهت تغییر نام و نامگذاری جدید ابلاغ می گردد.
پس از ابلاغ مصوبه توسط شورای اسلامی شهر روابط عمومی نامه ای تنظیم و به اداره زیبا سازی منطقه و معاونت ترافیک منطقه،جهت پلاک کوبی جدید و نصب آن ارسال می گردد تا اقدامات لازم بعمل آید و در نهایت واحدهای مذکور نتیجه اقدامات انجام شده را به روابط عمومی اعلام و گزارش می نمایند.
دفتر روابط عمومی :
مسئولیت تدوین و طراحی راه کارهای مناسب برای بهبود برنامه های مدیریتی روابط عمومی اعم از ملاقات، دیدارها و ارتباط تلفنی بعهده دفتر می باشد.
- کنترل نامه های وارده به حوزه مدیریت روابط عمومی و توزیع آنها حسب دستور مدیریت روابط عمومی
پاسخگویی به مراجعین،تلفنها،تعیین ملاقاتها و دیدارهای مدیر روابط عمومی با افراد درون سازمان و برون سازمان
- تنظیم وقت جلسات شهردار با معاونین
- تهیه صورتجلسه و ارسال آن به واحدهای مختلف
-پیگیری مصوبات جلسه معاونین و همچنین دریافت پاسخگوهای ارسالی از واحدهای مختلف جهت تجزیه و تحلیل مدیریت.
واحدهای ارتباطات رسانه ای :
امروزه ارتباطات نقش بسیار مهمی در پیشبرد اهداف یک سازمان ایفا می کند و بهبود کیفی و کمی فعالیتهای سازمانو افزایش بهره وری از امکانات و نیروی انسانی در انعکاس هر چه بهتر فعالیتها و مصوبات سازمان به جامعه و بهره گیری از امکانات وقابلیتهای اجتماع و مشارکت عمومی افراد آن می باشد. در این راستا روابط عمومی ها که حلقه ارتباط سازمانها با جامعه هستند می توانند نقش بسیار اساسی را ایفا می نمایند.
به طور کلی هر چه این ارتباط با مردم و جامعه گسترده و مفیدتر صورت پذیرد به همان اندازه سازمان در رسیدن به اهداف و آرمانهای خود موفقتر خواهد بود.
واحد ارتباطات رسانه ای روابط عمومی شهرداری دارای فعالیتهای چشم گیری در جهت رسیدن به اهداف سازمان ارائه می کند که این فعالیتها شامل:
برگ ویژه خبر:
متداول است روابط عمومی سر برگ ویژه اخبار را طراحی و چاپ کند و اخبار در سربرگ ویژه تایپ و ارسال می گردد.در واقع روابط عمومی ها با این عمل به خبر بعنوان موضوعی ویژه نگاه می کنند. این امر کمک می کند که خبرنگاران رابط اخبار روابط عمومی ها را در بین امواج خبری شناسایی کنند و از انعکاس مطالب غیر منسجم دیگر سازمان به عنوان خبر جلوگیری شود.
نشست مطبوعاتی :
یکی از عمده ترین مشکلاتی که بین روابط عمومی و سازمانها فاصله می اندازد،عدم شناخت خبرنگاران از مسائل، و ماموریتهای داخلی سازمان می باشد. خبرنگاران در نشست مطبوعاتی فرصت پیدا می کنند که گفتگوی اختصاصی داشته باشند که یکی از محورهای نشست مطبوعاتی ارائه اطلاعات در باره کلیات ماموریتها و اهداف سازمان است و همچنین بررسی انتظارات خبرنگاران و سازمان را می توان یکی از محوری ترین مباحث این نشستها بر شمرد.
کنفرانس خبری :
کنفرانس عموماً در جهت اعلان آخرین فعالیتهای سازمان که تازگی و گستردگی دارد برگزار می شود.
کنفرانس خبری گاهی نیز در هنگام بروز حوادث و بحرانهای خاص،جهت توضیح ابهامات به خبرنگاران و افکار عمومی تشکیل می گردد.
لازم به ذکر است در کنفرانس خبری از عملکرد گذشته سازمان و همچنین برنامه های آینده سازمان به خبرنگاران ارائه می گردد.
کنفرانس ویژه :
کنفرانس ویژه با موضوعات خاص در مواقع رویدادهای مهمی همچون افتتاح نمایشگاه ها،سمینارها و اتفاقات و بحرانها بر گزار می شود.طی نامه ای خبرنگاران دعوت میشوند، نام مصاحبه شونده ، موضوع مصاحبه، محل ،ساعت و هدف مصاحبه را به روشنی اعلام می کنند.این دعوت حداقل یک هفته قبل و با تاریخ مشخص و دقیق به رسانه ها اعلام می شود و یک روز قبل از برگزاری کنفرانس ویژه طی تماس تلفنی علاوه بر دعوت مجدد با خبرنگاران موضوعات و یا احتمالاً تغیرات صورت گرفته، هماهنگ و اعلام شود.
مصاحبه اختصاصی :
مشی و منش رسانه ها و یا برنامه های خاص رسانه ها و ایام میژه مناسبتها به درخواست مصاحبه اختصاص منجر می شود.
برنامه های زنده با حضور رئیس سازمان یا فردی که وی معرفی میکند و از رده های بالای سازمان و آشنا با مسائل است انجام می گیرد.
اصولاً مصاحبه اختصاصی دعوت رسانه ها از روابط عمومی هاست. لازم به ذکر است قبل از مصاحبه اختصاصی خبرنگاران میبایستی سئوالات کلی مصاحبه خود را به روابط عمومی ارسال کنند.
ارسال خبر:
رویدادهای مهم در سطح سازمان از طریق روابط عمومی به صورت اخبار روزانه تهیه و به جراید و مطبوعات و خبرگزاریها ارسال می گردد.این عمل در جهت اطلاع رسانی و همچنین روشن شدن افکار عمومی انجام می گردد.
ارسال جوابیه :
انعکاس و بازتاب نظرات و پیشنهادات افکار عمومی در رسانه ها می تواند باری مثبت و یا منفی در بر داشته باشد این عمل روابط عمومی سازمان را وادار به ارسال جوابیه می کند. جوابیه ها عمومآ با ماهیت توضیح تکذیب ،تصحیح، تشکر همراه است.
ارسال بریده جراید :
جمع آوری اخبار روزانه سازمان که در جراید مختلف به چاپ رسیده است به منظور اطلاع مدیران از نظر و قضاوت افکار عمومی نسبت به سازمان تهیه و پس از تنظیم به بخشهای مذکور ارسال می گردد.
انتخاب خبر نگار و رسانه برتر :
در جهت قدر دانی و ایجاد رقابت توسط روابط عمومی ها پس از بررسی پیامهای انعکاس یافته رسانه ها و خبرنگاران برتر در زمینه های گوناگون انتخاب و معرفی می شوند که از طرف سازمان و با حضور رئیس سازمان با اعطای هدایا و لوح تقدیر از آنان تقدیر و تشکر به عمل می آید.
بخش روزنامه دیواری :
در جهت اطلاع رسانی به عموم کلیه اخبار مهم و همچنین رویدادهای مربوط به سازمان جمع آوری شده که در نهایت به صورت یک روزنامه دیواری به همراه تصاویر مرتبط در دید عموم قرار می گیرد.
واحد تبلیغات و انتشارات :
واحد تبلیغات و انتشارات مسئولیت تهیه و تنظیم بولتن داخلی را به عهده دارد که این نشریه به منظور اطلاع رسانی از فعالیتهای سازمان تهیه می شود.
در انتها بولتن بخشی تحت عنوان تریبون آزاد می باشد که در این بخش نظرات و پیشنهادات و انتقادات کارمندان جهت اطلاع و پاسخ شهردار منطقه درج می گردد. همچنین بولتن هایی از عملکرد وپروژههای در حال اجرا بصورت مصور جهت ارسال به شهردار تهران و شهردارمنطقه تهیه و تنظیم می گردد.
هر 6 ماه عملکرد حوزه ها به صورت کاتالوگ تهیه و چاپ می شود . همچنین اطلاعات تهیه شده به صورت بروشور در اختیار شهروندان قرار می گیرد.
واحد تبلیغات و انتشارات روابط عمومی شهرداری برای مناسبتها و اعیاد گوناگون که اقدام و نصب پلاکارد و بنر متناسب با موضوع می نماید.
واحد مذکور جهت اطلاع رسانی به شهروندان در موارد گوناگون همچون بازیافت همچنین آموزشهای لازم هنگام وقوع زلزله ، 137، مبارزه با حیوانات موذی و ..... در زمانهای مناسب پارچه و بنر تهیه و توسط عوامل در سطح منطقه نصب می گردد.
در هنگام برگزاری مراسم های گوناگون که توسط روابط عمومی بر گزار می گردد، وظایف تشریفاتی برعهده واحد تبلیغات و انتشارات می باشد.
لازم به ذکر است ارسال پیام تبریک و تسلیت برون سازمانی واحدهای توابع شهرداری به عهده واحد تبلیغات و انتشارات می باشد.
واحد سمعی و بصری :
واحد سمعی و بصری مسئولیت تهیه کلیه گزارشهای تصویری را عهده دار می باشد.
گزارشهای تصویری شامل ضبط مصاحبه شبکه های مختلف خبری با شهردار فمعاونین و مسئولین ذیربط و همچنین تهیه عکس و گزارش از رویدادهای مختلف شهری می باشد.
مسئول واحد سمعی و بصری با دستور مستقیم مدیریت روابط عمومی برای تهیه گزارشها ی تصویری به محل های از قبل پیش بینی شده اعزام می گردد.
واحد سمعی بصری روابط عمومی شهرداری جهت آرشیو گزارشهای تصویری اعم از عکس ، فیلم و کاست از لوح فشرده استفاده می نماید.
بر روی لوحهای فشرده مواردی از قبیل ردیف،تاریخ، عنوان کار،(فیلم و عکس )واحد درخواست کننده، شماره فایل، شماره فیلم درج می گردد.
واحد ارتباطات مردمی :
تنظیم وقت ملاقات مردمی با شهردار، معاونین ومسئولین ذیربط منطقه از وظایف واحد ارتباط مردمی روابط عمومی شهرداری می باشد.
در ابتدای امر جهت تعیین وقت ملاقات ، متقاضی با مراجعه به واحد ارتباط مردمی موضوع خود را مطرح می نماید.
مسئول مربوطه با بررسی موضوع درخواست کننده،در صورت قابل طرح بودن موضوع در جلسه ملاقات مردمی، فرم ملاقات مردمی را به متقاضی تحویل تا نسبت به تکمیل آن اقدام نماید.
فرم مربوطه که شامل مشخصاتی از قبیل نام ، نام خانوادگی ، آدرس ، پلاک ثبتی ، شماره کامپیوتری ملک ، دخالت شخص در موضوع مطروطحه ( مالک،وکیل و ذینفع ) تلفن ،موضوع در خواست (شهرسازی ،املاک ، مالی،...)شرح درخواست می باشد. متقاضی پس از تکمیل فرم مربوطه آن را به مسئول واحد ارتباطات مردمی روابط عمومی تحویل می نماید.
مسئول واحد ارتباط مردمی روابط عمومی شهرداریبا توجه به ارتباط موضوع فرم تکمیل شده توسط متقاضی را به قسمتهای مربوطه ارسال می نماید.
پس از ارسال فرم، واحدهای مربوطه موظف می باشند نظریه کارشناسی خود را اعلام نمایند. و سپس به تائید مسئول مربوط خود برسانند.
واحدهای ذیربط پس از تائید و امضاء فرم ملاقات مردمی توسط مسئولین مربوطه به انضمامپرونده متقاضی، به روابط عمومی ارسال می نمایند. سپس وقت ملاقات تنظیم و به متقاضی ابلاغ می گردد.
پس از تعیین و اعلام وقت ملاقات توسط مسئول مربوطه،متقاضی جهت ملاقات با شهردار و معاونین ومسئولین مربوطه در زمان مقرر و تعیین شده به شهرداری مراجعه می نمایند.
در روز ملاقات شهردار به همراه معاونین ومسئولین ذیربط ،موضوع درخواست کننده متقاضی را مورد بررسی قرار داده و تصمیمات مورد نظر را اخذ می نمایند.
پس از اخذ تصمیمات توسط معاونین و مسئولین مربوطه به تائید و امضاء مسئولین ذیربط میرسد.
مسئول واحد ارتباط مردمی روابط عمومی شهرداری پس از اخذ تصمیمات توسط مسئولین مربوطه ، تصویری از فرم مربوطه تهیه و در سوابق روابط عمومی شهرداری تهران نگهداری می شود.
اصل فرم، همراه با پرونده متقاضی جهت اقدامات بعدی به قسمتهای مربوطه ارسال می گردد. تا اقدامات لازم بعمل آید.